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Comment écrire une lettre

 
Par Antoine Decrouy. 17 août 2020
Comment écrire une lettre

Il est possible que vous pensiez que les lettres n'ont plus la même importance qu'il y a quelques années, toutefois, et en dépit de l'irruption de la technologie, les lettres sont encore et toujours, à de nombreuses reprises, le moyen de communication le plus efficace. En fait, lorsque l'objectif est de faire des demandes ou des présentations formelles, il est essentiel de savoir comment écrire une lettre.

Aussi bien si vous souhaitez écrire une lettre traditionnelle (c'est-à-dire, sur du papier) que si vous souhaitez écrire une lettre digitale, dans l'article suivant de toutCOMMENT, nous allons prendre le temps de vous expliquer comment écrire une lettre.

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Types de lettres

Les lettres peuvent être divisées en différents types et styles, néanmoins, on différencie presque toujours les lettres formelles des lettres informelles.

Lettres formelles

Les lettres formelles sont toutes celles qui font partie de l'environnement commercial, professionnel ou syndical, institutionnel, politique, universitaire ou administratif, entre autres. La voix de l'expéditeur est cordiale et formelle et ce type de lettre est utilisé afin de réaliser une demande, pour remercier, pour faire une présentation, une recommandation, une plainte, une démission ou afin de connaître une information concrète. Ce type de lettre permet une communication entre personnes qui, généralement, ne se connaissent pas personnellement. Il est donc important d'être respectueux et de faire preuve d'une grande prudence dans l'écriture, qui sera aussi cordiale que respectueuse.

Dans les cas où la distance entre l'expéditeur et le récepteur soit encore plus importante, il est question de lettres très formelles, c'est par exemple le cas quand vous vous dirigez à des personnes importantes, comme le sont les directeurs/ices d'une institution ou le/la président/e du gouvernement. Au sein des lettres formelles on retrouve les lettres de demandes, de plaintes, de démissions, de renvois, etc...

Lettres informelles

Les lettres informelles sont celles dirigées à des personnes de confiance, des membres de votre famille, des ami.es, etc... Le langage utilisé dans ce type de lettres est bien plus chaud, amical et familier, car la relation entretenue entre l'expéditeur et le récepteur est plus intime. Dans les lettres informelles ou familières, l'expéditeur et le destinataire ont des relations proches, la langue et son contenu sont donc bien plus ouverts et variés.

Parmi les lettres informelles, on retrouve celles d'anniversaires, de deuils, de remerciements, de félicitations, etc...

Lettres informatives

Bien que nous ayons différencié les types de lettres en lettres formelles et informelles, il en existe d'autres. Les lettres informatives, aussi connues comme circulaires, sont des avis qui sont envoyés avec le même format à différentes personnes. Aussi bien à niveau académique, institutionnel ou commercial, ce type de lettres est très courant, car c'est un outil de propagande efficace pour faire connaître les modifications, changements ou nouveaux produits. Grâce aux lettres informatives sont révélées des informations importantes.

Lettres commerciales

Il est important de parler également des lettres commerciales, un moyen en lien avec n'importe quelle opération commerciale, qu'il s'agisse d'une vente, d'un achat, de publicité ou d'autres mouvements internes d'une entreprise (demande d'emploi, accusé de réception, sollicitude de crédit, etc...). Le langage de ce type de lettre est toujours formel et cordial.

Comment écrire une lettre - Types de lettres

Comment écrire une lettre informelle ?

Une lettre informelle est celle qui se dirige à une personne connue et avec laquelle vous avez un lien proche. La différence basique entre une lettre informelle et formelle est que pour la première vous n'avez pas besoin de formules de politesse ni d'une structure logique de contenu, ce qui est le cas dans les lettres formelles. Pour les lettres informelles, il est normal de voir une certaine proximité entre l’émetteur et le récepteur, même si, bien sûr, le contenu d'une lettre doit être bien rédigé et sans faute.

Bien que les lettres informelles ne suivent pas de règles générales, il est important que vous écriviez certaines parties fondamentales :

Date

Indiquer la date à laquelle vous écrivez la lettre permet au récepteur de se repérer, surtout si la lettre est retrouvée des années plus tard et est relue.

Formule de salutation initiale

Grâce à la formule de salutation initiale, vous saurez le degré de proximité entre l'expéditeur et le destinataire. Pour les lettres formelles, vous pouvez commencer par une salutation affectueuse, comme "Cher Paul", ou vous pouvez vous diriger au récepteur de la même manière que vous le feriez dans une conversation téléphonique, comme un "Salut Paul" ou "Comment ça va Jasmine ?". Vous pouvez également utiliser son surnom ou n'importe quel autre mot qui vous définit.

Corps de la lettre

Après la formule de salutation initiale, vous devez développer le corps de la lettre, c'est-à-dire, le message en soi, qui peut être aussi long que vous le souhaitez. Souvenez-vous d'utiliser un langage proche et chaud, mais aussi cordial. Dans les lettres informelles, vous n'êtes pas obligé de suivre un ordre pré-établi et il vaut mieux que vous utilisiez une méthode plus improvisée, comme vous le feriez pour une conversation réelle.

Les aurevoirs

Avec les aurevoirs, vous concluez la lettre, quel qu’en soit sa nature, et par ce biais, des bons vœux sont adressés au destinataire. Parmi les formules les plus utilisées dans les lettres informelles on retrouve : "Bisous", "Tendrement", "À bientôt", "Ciao", entre autres.

D'autres éléments

En plus de ces parties basiques, après les aurevoirs peuvent apparaître d'autres éléments comme la signature du récepteur ou même un post-scriptum dans lequel vous pouvez ajouter des informations importantes que vous avez oublié de mentionner durant la rédaction du texte principal.

Comment écrire une lettre - Comment écrire une lettre informelle ?

Comment écrire une lettre formelle ?

Les lettres formelles, à l'inverse des informelles, utilisent une structure concrète et différenciée qui doivent s'appliquer pour maintenir un ordre logique dans la rédaction du texte, ce qui facilitera la lecture du récepteur. En outre, il est recommandé de suivre de penser et d'écrire un brouillon du texte afin de vous aider à mettre les informations et les informations au clair. Souvenez-vous que la lettre formelle doit être parfaitement écrite, et que vous devez suivre les règles de correction et d'orthographe, il sera également important que vous suiviez un ordre pré-établi, qu'elle soit simple, claire et, surtout, courtoise.

Coordonnées de l'émetteur

L'en-tête est une partie différentielle d'une lettre formelle d'une lettre informelle. Elle permet d'inclure les données de l'expéditeur dans un premier temps, de sorte que le destinataire sait directement qui lui écrit. Ces informations doivent être écrites en haut à gauche et elles doivent inclure, au moins, le nom de l'entreprise ou de la personne, son adresse, le numéro de téléphone et le mail.

Coordonnées du destinataire

Dans l'environnement commercial, il est important d'ajouter les informations du destinataire pour que la lettre arrive à la bonne personne. Pour ce faire, il est recommandé d'écrire le nom de la personne réceptrice, son poste ainsi que l'entreprise suivie de l'adresse à laquelle la lettre est adressée.

Date

Elle doit être écrite en haut à droite, juste en dessous du destinataire. La formule habituelle est de commencer avec le nom de la ville d'où vous écrivez la lettre, suivie du jour, du mois et de l'année.

Objet de la lettre

Pour une lettre formelle, il est important d'indiquer le sujet de la lettre, par exemple : "Demande de stage", " Démissions", etc...

Formule d'appel

Afin de se montrer courtois et respectueux, il est important qu’apparaisse une formule d'appel. Les plus courants sont "Monsieur", "Madame" ou "Messieurs, Mesdames". L'idée est de se montrer respectueux, éduqué et cordial.

Introduction

Avec l'introduction, vous mettrez en contexte le destinataire et vous le prédisposerez à recevoir l'information de manière agréable et douce, surtout s'il s'agit de mauvaises nouvelles. D'un autre côté, l'introduction vous permettra d'établir un lien avec la personne à qui vous écrivez pour la première fois. Pour ce faire vous pouvez utiliser des formules comme "Je n'ai pas la chance de vous connaître en personne, mais je vous écris pour...". Dans le cas où il existe une certaine cordialité entre l'émetteur et le récepteur, vous pouvez sauter l'introduction et passer directement au corps du texte.

Corps de la lettre

Dans cette partie centrale du texte, la plus longue de la lettre, doivent apparaître les informations relevantes. Il est recommandé de finir votre texte avec un résumé global de la lettre.

Formule de politesse

Il faut absolument conclure une lettre formelle avec une formule de politesse, exemple :

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées ;

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l'expression de mes sentiments les plus dévoués ;

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations.

Signature

C'est la partie finale de la lettre dans laquelle vous devez inclure votre nom, prénom et votre poste.

Comment écrire une lettre - Comment écrire une lettre formelle ?

Comment écrire une lettre commerciale ?

Les lettres commerciales suivent une structure concrète selon les besoins et le but d'une lettre. Le langage de ce type de lettres est formel, étant donné qu'il s'agit de lettres qui correspondent à l'environnement commercial :

Coordonnées de l'émetteur

C'est la base des lettres commerciales, car il s'agit dans l'en-tête que le récepteur pourra voir toute l'information sur l'émetteur. L'en-tête se trouvera toujours dans la partie supérieure de la lettre.

Partie principale

Comme dans toutes les lettres formelles, la partie principale se distingue en plusieurs encadrés dans lesquels doivent apparaître :

  • Lieu et date
  • Destinataire
  • Formule d'appel
  • Corps du texte
  • Formule de politesse

Annexes

Après la lettre commerciale peuvent être ajoutés des annexes ou des parties secondaires, c'est-à-dire, n'importe quel document d'intérêt qui ont été cités dans le corps du texte.

Comment écrire une lettre - Comment écrire une lettre commerciale ?

Comment écrire une lettre formelle en anglais ?

Pour écrire une lettre formelle en anglais vous devez prendre en compte les différentes parties de cette dernière. Les règles et les étapes sont basiques et la majorité des documents dirigés à l'étranger doivent suivre un langage formel en anglais.

Coordonnées de l'émetteur

Doivent y apparaître vos informations ou celles de l'émetteur (nom complet, téléphone, mail, etc...). Les coordonnées de l'émetteur doivent aller en haut à droite, alors que celles du destinataire devront apparaître à gauche. En anglais, la ville s'écrit en majuscules s'il n'y a pas de région plus grande, car dans ce cas, la région apparaîtrait en majuscules et la ville en minuscules. En dessous de la ville, doit apparaître le code postal.

Date

En dessous des coordonnés doit apparaître la date correctement écrite. La manière correcte est : mois/jour/année. Une autre règle à suivre est que les jours doivent s'écrire en nombre ordinal, exemple : November 6th, 2019.

Destinataire

En dessous de la date mais à gauche doit apparaître le nom de la personne ou de la compagnie à qui est dirigée la lettre. Cette information est disposée en bloc, comme pour les coordonnés de l'émetteur.

Formule d'appel

Comme c'est le cas en français, il s'agit là d'une courte phrase courtoise. Les formules les plus fréquentes sont "Sir" ou "Madam", ainsi que "Mr." ou "Mrs". Dans les cas où vous envoyez une lettre à un couple marié, il faudra écrire "Ms." et "Miss" pour les célibataires, plus le nom de famille. Vous pouvez également inclure une mention "Dear Sir" ou "Dear Madam".

Introduction

Grâce à l'introduction, vous pourrez contextualiser le motif de l'envoie de votre lettre. Vous pouvez utiliser les expressions habituelles anglaises, mais n'oubliez pas d'utiliser le présent et d'éviter les abréviations. Une bonne introduction sérieuse commencerait pas "I am writing to enquire about..." (Je vous écris pour vous...) "With reference to your letter of..." (référent à sa lettre....") ou "I am pleased to inform you" (J'ai le plaisir de vous dire...").

Corps de la lettre

Il s'agit du texte de votre lettre. Le corps du message, comme c'est le cas en français, doit suivre des normes structurales basiques. Vous devez être clair, grammaticalement correct, simple et courtois.

Conclusion de la lettre

En suivant la dynamique des lettres en général, vous devez conclure votre lettre en souhaitant les meilleurs voeux au destinataire. Vous pouvez utiliser des phrases comme "Thank you for your help" (Merci pour votre aide) "I look forward to hearing from you" (Dans l'attente d'une réponse de votre part) ou des formules cordiales utilisées entre compagnies et clients "Regards", "Kind regards" ou "Best regards".

Signature

Enfin, comme c'est le cas dans les lettres formelles en français, n'oubliez pas d'inclure votre nom complet et votre signature. Vous pouvez la mettre dans la partie inférieure, aussi bien à la gauche qu'au centre.

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