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Comment écrire une lettre pour organiser une réunion

Par Didier Lacombe. Actualisé: 20 janvier 2017
Comment écrire une lettre pour organiser une réunion

De nombreuses personnes dans la société sont très occupées, si bien qu'il leur est presque indispensable de planifier un moment et un endroit pour se rencontrer. Pour les réunions informelles, un simple texto ou appel téléphonique suffit. Pour les réunions formelles, il est possible d'envoyer une lettre pour faire la demande. Bien que cette lettre ne doive pas être longue, elle doit mentionner la raison de la réunion, les dates et heures des réunions, et exiger un suivi.

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Étapes à suivre:
1

Commencez la lettre par la date, l'adresse du destinataire et la salutation, par exemple, « Cher M. Victor » Si vous travaillez dans un lieu disctinct du destinataire, mettez l'adresse physique et l'adresse du destinataire. Les adresses sont d'une importance vitale si vous envoyez la lettre, mais ce n'est pas nécessaire si vous envoyez un courrier électronique.

2

Commencez le corps de la lettre en manifestant votre désir de vous réunir avec la personne. Par exemple, vous pouvez écrire : "Je vous écrit pour organiser une rencontre."

3

Indiquez la raison pour laquelle vous désirez rencontrer la personne et la durée estimée de la réunion.

4

Proposez des dates et des horaires par écrit : « Pendant la semaine du 21 mars, je suis disponible pour une réunion n'importe quel jour entre 9 heures et midi ».

5

Solliciter des dates alternatives si les dates potentielles ne coïncident pas avec l'emploi du temps de la personne. Il est possible que vous l'écriviez ainsi : "Si ces dates ne vous convienne pas, proposez-moi une date et des horaires, s'il vous plaît ".

6

Demander un suivi de la convocation. Ajoutez vos contacts.

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