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Comment écrire une lettre de demande de paiement

Pas à pas
 
Comment écrire une lettre de demande de paiement

Les lettres de demande de paiement sont utilisées quand un client ne paie pas une facture à la date d'échéance. Plus un client prend du temps pour payer une facture, plus une entreprise lui envoie de lettres de demande de paiement. Une lettre de demande de paiement doit être polie, claire et doit présenter en détails le retard de paiement du client.

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1

Utilisez l'en-tête de votre l'entreprise, puisqu'elle contient toutes les informations de votre société et donne un aspect plus formel à votre lettre.

2

La lettre doit être adressée à une personne spécifique. Vous devez aussi écrire sur votre lettre la date de celle-ci, suivie du nom et de l'adresse du client. Adressez-vous à la personne en utilisant le mot « Cher » suivi du nom complet du client.

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Précisez le motif de la lettre. Une lettre de demande de paiement doit clairement énoncer son motif au début de celle-ci. Utilisez un ton professionnel et utilisez des mots positifs et chaleureux.

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Écrivez les détails de la dette. La date du service de cette dette, la date d'échéance initiale et le montant dû, y compris les frais de retard. Vous devez aussi écrire le numéro de la facture qui permettra au client de retrouver le document original plus facilement. Beaucoup d'entreprises attachent également dans ce type de lettre une copie de la facture originale . Informez le client des taux d'arriérés qu'il doit payer.

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Demandez à vos clients un paiement. Le client sait qu'il peut éviter de payer plus de frais à cause d'un retard de paiement en payant le montant total à une échéance déterminée. Demandez au client de vous appeler pour trouver un arrangement s'il n'est pas capable de réaliser le paiement intégral à cette date. Indiquez votre numéro de téléphone personnel, si nécessaire. Vous pouvez aussi indiquer votre adresse email et proposer au client de vous contacter par ce moyen s'il le désire.

6

Remercier le client. Si le paiement a déjà été effectué, remerciez le client. Remerciez les clients d'avance pour l'envoi rapide du paiement. Informez votre client que s'il a des questions à ce sujet, il peut vous appeler.

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Signez la lettre. Terminez votre lettre en écrivant « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. » suivi de votre nom et de votre fonction.

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